Dossier de conformité fournisseur

Un client demande vos documents RGPD. Voici ce qu'il attend.

Les achats et la sécurité chez un client plus gros que vous veulent une chose à classer : un document qui dit comment vous traitez les données personnelles, avec qui vous les partagez, où elles vont, ce qui se passe en cas d'incident, et qui signe. Rowpa l'assemble depuis le registre que vous tenez déjà, adressé à celui qui a demandé, en une dizaine de minutes.

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Créer et lire, c'est gratuit. 49 € une fois pour envoyer, ou inclus à partir de Starter à 44 € par mois.

Pourquoi ce mail est si difficile à traiter

La demande arrive souvent juste avant la signature : "Avant de vous référencer comme fournisseur, merci de nous transmettre votre documentation en matière de protection des données." Pas de liste. Pas de modèle. Vous avez une politique de confidentialité, un tableau d'outils quelque part, un accord de traitement signé avec votre hébergeur, et un souvenir flou d'une procédure de violation. En faire un document qu'un service conformité peut classer prend un week-end, et l'affaire attend.

Rowpa détient déjà l'essentiel des réponses, parce que le registre construit depuis l'analyse de votre site est exactement la matière du dossier. Le dossier, c'est ce registre, dans l'ordre où un évaluateur le lit, à son nom.

Ce que contient le dossier

Page de garde, adressée au demandeur

Pour qui, de la part de qui, la date, et les traitements couverts. Si vous travaillez pour ce client en tant que sous-traitant, seuls les traitements qui le concernent figurent.

Comment nous traitons les données personnelles

Une vue d'ensemble rédigée de l'hébergement, du chiffrement en transit et au repos et des limites d'accès, écrite depuis votre aperçu sécurité. Le paragraphe qui répond à lui seul à la plupart des questions du premier tour.

Ce que nous faisons des données

Les traitements de votre registre article 30 : finalité, base légale, catégories de données, durées de conservation, prestataires concernés. Sélectionnables par dossier, tous les traitements actifs par défaut.

Sous-traitants ultérieurs et prestataires

Chaque outil qui touche des données personnelles, avec l'entité juridique, l'état de l'accord de traitement, le pays d'hébergement et le mécanisme de transfert, depuis la bibliothèque de plus de 400 entrées vérifiées. La liste sur laquelle les achats passent le plus de temps, et la seule qui se tient à jour toute seule.

Transferts hors UE

Où les données quittent l'UE, sur quelle garantie (décision d'adéquation, clauses contractuelles types, IDTA britannique), pour quels traitements. Écrit depuis les champs de transfert de votre registre, pour ne rien affirmer qui ne soit documenté.

Outils d'IA utilisés

La question que les achats posent depuis 2025. Quels outils d'IA vous utilisez, pour quoi, et si les données clients servent à entraîner des modèles. Affiché honnêtement comme non encore évalué si vous ne l'avez pas renseigné.

Mesures de sécurité

Votre profil de sécurité, imprimé tel que vous l'avez rempli : MFA et contrôle d'accès, mises à jour, sauvegardes, supervision, avec les certifications que vous détenez et leur échéance. Rowpa n'invente pas une mesure que vous n'avez pas déclarée, et ne cache pas un non.

En cas d'incident

Votre procédure de violation et les délais de notification qu'elle engage, plus les incidents que vous avez choisi de publier sur votre Trust Center. Rien d'autre sur les incidents.

Réclamations et droits des personnes

Votre procédure de réclamation et son formulaire, et comment l'accès, la rectification et l'effacement sont traités en un mois. Ce sont des pages en ligne, le lecteur peut les vérifier.

Politiques et procédures

Votre politique de confidentialité en vigueur et chaque procédure que vous joignez, versionnées, avec la date de dernière publication.

Comment ce registre reste à jour

Votre rythme de revue, la date de la dernière et celle de la prochaine. La section qui transforme un document en preuve d'un processus.

Attestation

Une déclaration par une personne responsable nommée que le dossier est exact à la date de génération. La ligne qui clôt la question de l'opposabilité avant qu'elle ne soit posée.

Comment il part

En lien. Ouvert, ou derrière l'adresse e-mail du lecteur : il est prévenu avant de la saisir que vous verrez qu'il a ouvert. Les liens expirent au bout de 30 jours par défaut et se révoquent à tout moment.
En PDF. À imprimer depuis la même page quand le portail fournisseur veut une pièce jointe.
Régénéré quand cela change. Un prestataire de plus, une durée de conservation modifiée : la version suivante du même dossier le reflète. Un dossier pour un client se régénère autant de fois que vous voulez pendant un an.
Compté. Vous voyez combien de fois le lien a été ouvert, depuis quel pays, et pour les liens protégés, par qui. Vous savez quand arrêter de relancer.

// Dossier de conformité fournisseur

Ce que ce n'est pas

Ce n'est pas une certification et cela ne prétend pas l'être. Ce n'est pas un rapport SOC 2 ni un certificat ISO 27001 ; si un client en a besoin, le dossier dit ce que vous avez et une plateforme comme Vanta est le bon outil pour le reste. Ce n'est pas non plus écrit pour le dossier : chaque section vient de votre registre, donc le dossier ne peut jamais en dire plus que lui. C'est le principe. Un évaluateur qui vérifie une affirmation sur votre Trust Center trouve la même réponse.

Quand la demande est un tableur

Parfois le client ne veut pas un document, mais son propre questionnaire de sécurité de 120 lignes rempli. Rowpa fait cela aussi : déposez son fichier, il rédige les lignes protection des données depuis le même registre et les lignes sécurité depuis votre profil, montre la preuve à côté de chaque réponse, marque les lignes que vous seul pouvez traiter, et réécrit les réponses validées dans son tableur. Comment fonctionne la réponse aux questionnaires. La plupart des fournisseurs joignent de toute façon le dossier à la partie protection des données du questionnaire.

Tarifs

Gratuit pour construire et lire tout le dossier, chaque section, en filigrane. 49 € une fois (un Pass Dossier) pour envoyer un dossier à un client, régénérations pendant un an et lien de partage inclus ; aucune carte enregistrée, rien à résilier, et le pass est déduit de votre premier paiement si vous vous abonnez dans les 30 jours. Starter 44 €/mois comprend trois dossiers par mois ; Business 99 €/mois et Business Plus 199 €/mois en comprennent un nombre illimité. Prix HT.

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Questions fréquentes

Un client demande notre documentation RGPD. Que veut-il vraiment ?

Presque toujours : une liste de sous-traitants ultérieurs, une explication de l'hébergement et de la protection des données, votre politique de confidentialité, ce qui se passe en cas de violation, comment les personnes exercent leurs droits, et un contact nommé. Parfois un accord de traitement signé en plus, qui est un document distinct. Le dossier couvre tout sauf l'accord lui-même, et renvoie vers votre Trust Center où il est publié.

Puis-je retirer des sections ?

Oui. L'assistant choisit les sections selon l'objectif que vous indiquez (référencement, appel d'offres, renouvellement, audit) et vous pouvez le modifier. Une section sans rien de renseigné derrière est affichée comme non encore renseignée plutôt que remplie de formules, et la liste de préparation vous dit quoi ajouter avant d'envoyer.

Contient-il des données de nos clients ou candidats ?

Non. Il décrit comment vous traitez les données personnelles. Il n'inclut jamais de données personnelles issues de vos systèmes, et ne lit que les champs de votre registre que le dossier a le droit de lire, ce qu'un script de contrôle vérifie à chaque build.

Le client le veut en anglais. C'est possible ?

Oui. Vous choisissez la langue à la génération. Le dossier, la page de partage et l'avis au visiteur existent en français, anglais, allemand et polonais.

Que voit le client s'il n'a pas Rowpa ?

Une page sobre à vos couleurs, le dossier, et une petite ligne indiquant qu'il a été préparé avec Rowpa. Il n'a pas besoin de compte, et rien ne lui est demandé sauf si vous avez choisi la saisie d'e-mail.

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